Skip to content

Jak dawać feedback pracownikom będąc introwertycznym liderem?

Nie ma jednego magicznego sposobu na dawanie informacji zwrotnej Twojemu pracownikowi. Wiele zależy od relacji, jakie masz z zespołem, kultury firmy oraz sytuacji (czy to jest feedback podsumowujący kwartał czy dotyczący konkretnego wydarzenia). Osobowość managera też może mieć tutaj znaczenie i ułatwić lub czasem utrudnić sprawę. Dla osób, które unikają konfliktu i konfrontacji, przekazywanie zwłaszcza negatywnej informacji zwrotnej może być wyzwaniem. Jednocześnie osoby, które są po intro stronie mocy, więcej słuchają niż mówią, uważniej dobierają słowa, potrafią zadawać trafne pytania, więc pod tym względem mają lepiej. W rozmowie rozwojowej trudny może być nawet sam początek – no bo jak tu zacząć? Niezależnie od typu osobowości, sporo managerów obawia się, że:

  • Druga strona nie ‚zniesie’ informacji zwrotnej;
  • Ich pracownik przestanie ich lubić, jak dostanie negatywny feedback;
  • Ich feedback niewiele zmieni, bo pracownik nie jest skory do zmiany zachowania;
  • Sama rozmowa będzie niezręczna.

Możesz wiedzieć co chcesz przekazać, ale równie ważne jest jak to robisz i jak się wtedy zachowujesz. Dobrze jest trzymać się zasady trzech F (fair, firm, focused) – czyli opierać się wyłącznie na faktach, być sprawiedliwym i konsekwentnym w egzekwowaniu późniejszych zmian w zachowaniu, na które się umówiliście oraz skupionym podczas takiej rozmowy. To, co mi osobiście zawsze pomagało, zwłaszcza gdy czekała mnie trudna rozmowa, to solidne przygotowanie się do niej wcześniej i zebranie wszystkich faktów.

Zbadano jak sposób w jaki dajesz feedback ma wpływ na jego odbiór. Okazuje się, że to jak to robimy bywa ważniejsze od tego co mówimy. Marie Dasborough (naukowiec z University of Miami) zebrała dwie grupy ochotników. Osoby w pierwszej grupie dostały negatywny feedback, ale przekazany w pozytywny emocjonalnie sposób (był tam uśmiech, kiwanie głową itp.). Druga grupa dostała pozytywny feedback, ale sygnały emocjonalne wysyłane przez dającego feedback były negatywne. Nie trudno się domyślić, że ci, którzy dostali nawet pozytywny feedback wcale nie czuli się z nim dobrze.

Steve Jobs dając informację zwrotną był bardzo szczery i nie miał problemu z mówieniem pracownikom, co robią źle (będąc przy tym czasem bardzo bezpośrednim, ale jednocześnie traktując drugą stronę z szacunkiem). Uważał, że najlepszą rzeczą, którą możesz zrobić dla świetnego pracownika, to powiedzieć mu kiedy jego praca chwilowo nie jest taka jaka może być, w taki sposób, żeby mu pokazać, że w niego wierzysz i żeby pomóc mu wrócić do jego najlepszego poziomu.

Feedback dawać trzeba, wie to doskonale każdy manager. Teresa Amabile i Steven Kramer (Harvard Business School) w swoim badaniu udowodnili, że największą motywacją dla pracownika jest poczucie, że robi postęp (okazuje się, że jest to ważniejsze nawet niż uznanie i pieniądze). Twoją rolą zatem jest wspieranie Twoich pracowników w rozwoju poprzez dawanie im regularnego feedbacku.

Wsparcie, konstruktywna krytyka, coaching , feedback – to są różne nazwy tak naprawdę na to samo. Pomyśl o feedbacku jako o prezencie dla swojego pracownika – to jest dla niego coś bardzo cennego, co pomoże mu być lepszym.

Jak zatem przekazać informację zwrotną, tak żeby druga strona ją przyjęła i co więcej, wprowadziła w życie? Jak jej nie urazić i nie spowodować reakcji obronnej? Kiedy najlepiej dać feedback? Na szczęście umiejętność dawania informacji zwrotnej to coś czego można się nauczyć, a nie coś z czym się rodzimy.

Poniżej znajdziesz popularne techniki przekazywania informacji zwrotnej, które łączy to, że mają 3 etapy (czyli inaczej mówiąc jak powinna wyglądać dobra rozmowa feedbackowa):

1) Omówienie obecnego zachowania/działania

2) Sugestie na przyszłość

3) Ustalenie planu działania

Warto też pamiętać o tym, że zamiast spisywać problemy, które obserwujesz w zachowaniu pracownika przez jakiś czas i potem ‚zarzucić’ biedaka tym wszystkim podczas półrocznej rozmowy, lepiej robić to na bieżąco podczas krótkich feedbackowych sesji.

Feedback uznaniowy

Na bieżąco spróbuj notować sobie nawet drobne szczegóły, które zauważasz u Twoich pracowników każdego dnia i potem wykorzystaj je podczas Waszego spotkania jeden na jeden. Im bardziej szczegółowe przykłady podasz, tym lepiej. Im więcej dostrzeżesz (rzeczy, które są ważne dla danego pracownika), tym większy wpływ będzie miał Twój feedback na niego. Tutaj trzeba pamiętać też, że introwertyk lepiej przyjmie pochwały podczas spotkania jeden na jeden, natomiast ekstrawertyk będzie w siódmym niebie jeśli zostanie wyróżniony na forum grupy.

Feedback negatywny

Jeśli powiesz swojemu pracownikowi, że nie do końca dobrze wykonał swoją pracę, to musisz liczyć się z tym, że on czasem się po prostu z Tobą nie zgodzi. Warto więc zapytać o jego perspektywę i to jak widzi daną sytuację oraz co proponuje na przyszłość. Tym samym odpowiedzialność za poprawę leży po stronie Twojego pracownika i jest większa szansa, że wykona on plan na który się zgodziliście (no bo sam to zaproponował). Po spotkaniu możesz zebrać wszystkie Wasze ustalenia w mailu i potem po wspólnie ustalonym czasie sprawdzić co się zmieniło. Wypisanie w punktach tego co ma się wydarzyć po rozmowie tworzy pewną strukturę, a jak mówi Marshall Goldsmith (autor „What got you here won’t get you there”) po latach wspierania ludzi na wysokich stanowiskach – trudno jest rozwinąć się i polepszyć swoje umiejętności bez struktury. Struktura tutaj to taki schemat działania, który się powtarza w czasie. Może to mieć formę spotkania co dwa miesiące i odpowiedzenia sobie na kilka pytań (przykład poniżej, dostosuj je do swojej sytuacji):

  • Co idzie dobrze?
  • Gdzie można coś polepszyć?
  • Jak mogę Ci pomóc (manager pracownikowi)?
  • Jak Ty możesz mi pomóc (pracownik managerowi)?

Feedback konstruktywny

Tutaj możesz wypróbować technikę Start, Stop, Continue. Bardzo proste narzędzie – zaczynasz od sugestii, żeby Twój pracownik wprowadził do swojej pracy jakieś zmiany, po czym przechodzisz do tego, czego powinien zaprzestać, i kończysz informacją o tym, co należy kontynuować.

Feedback dla najlepszych

Zacznij rozmowę od podziękowania za dotychczasową ciężką pracę i osiągane rezultaty. Każdy ma jakieś obszary do poprawy (nawet ci najlepsi) i zadaniem managera jest wspieranie wszystkich w rozwoju. Nie wspominając o rzeczach, nad którymi można by było popracować, tak naprawdę działamy na niekorzyść pracownika. Im lepszy pracownik, tym częściej warto mu dawać feedback (Twoja firma bardzo ceni tych najlepszych, więc Twój czas i energia włożona w te spotkania feedbackowe się na pewno zwróci). Skup się na tym co dalej w jego karierze i jakie czekają go wyzwania oraz jak może sobie z nimi poradzić. Warto na końcu poprosić o feedback dla siebie jako managera i zapytać jakiego jeszcze wsparcia oczekuje pracownik od zarządu oraz samej organizacji.

Możesz również zrobić to w ten sposób:

1) Opisz szczegółowo z czego jesteś dumny i co Twój pracownik zrobił świetnie. Chodzi o zachowania i działanie, które na przykład przysłużyło się do sukcesu projektu.

2) Opowiedz o tym, jaki dokładnie wpływ miały te zachowania na końcowy sukces.

3) Zapytaj o feedback ze strony Twojego rozmówcy (dowiedz się co mu pomogło osiągnąć takie rezultaty, czy jest coś, czym może się podzielić z innymi w zespole co by im pomogło)

4) Zapytaj rozmówcę o sugestie na przyszłość (np. w odniesieniu do nowych projektów).

Zadanie do domu

Jeśli chcesz być coraz lepszy w dawaniu informacji zwrotnej, spróbuj zapytać 5 osób z Twojego bliskiego otoczenia  (praca, rodzina, przyjaciele) co myślą o tym, jak dajesz feedback i poproś o konkretne przykłady ( będziesz mógł wyciągnąć wnioski i znaleźć podobieństwa).

Dowiedz się więcej o tym jak skutecznie dawać feedback! Aby to zrobić, pobierz BEZPŁATNY EBOOK

Znajdziesz w nim zebranych przeze mnie 30 złotych zasad i 5 bardzo przydatnych technik dawania dobrego feedbacku.